Política de tratamiento de datos personales

Política Manejo de Información y Datos Personales

1.Consideraciones generales

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho fundamental de Habeas Data de cualquier persona de dar a conocer, verificar y actualizar los datos personales que existen sobre ella en cualquier entidad pública o privada con la finalidad de ser almacenadas en un banco de datos o archivos, así como el derecho de la información, estipulado en el articulo 15 de la Constitución de la Republica de Colombia; por tanto Fibras y Normas de Colombia S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad para recolectar y recibir información de cualquier tipo de persona de manera imparcial, aclarando que esta política aplica para toda la información recolectada en nuestro ecosistema digital y canales oficiales: nuestro sitio web principal (https://www.fibrasynormasdecolombia.com/), nuestra tienda en línea (https://tienda.fibrasynormasdecolombia.com/), nuestro blog corporativo (https://blog.fibrasynormasdecolombia.com/), así como nuestras líneas de atención a través de WhatsApp y correo corporativo, cualquier otro medio físico o digital de recolección de datos operado por la compañía, o redes sociales corporativas.

En virtud de lo anterior dentro del deber legal y corporativo de Fibras y Normas de Colombia S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en base de datos a la que se tiene acceso a través de nuestro sitio Web, correo electrónico, mensajes de texto, mensajes de voz, App, llamadas telefónicas, personalmente, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, aliados estratégicos y vinculados. Por ello, se adopta las siguientes políticas de tratamiento de datos personales que obliga a la aplicación de la conservación y el buen manejo de los datos personales y es ley obligatoria por parte de nuestra empresa, sus administradores y funcionarios.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable y entren en vigencia nuevas disposiciones.

2.Obligatoriedad

Las políticas y normas citadas en el presente documento son de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S, sus funcionarios, empleados, contratistas y terceros que obran en nombre de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.

Todos los funcionarios y empleados de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S, deben respetar y optar por el cumplimiento de las políticas descritas en el presente documento, en los casos que no exista un vínculo laboral con FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. se realizará una cláusula contractual para que se obliguen a cumplir estas políticas, en caso fuere necesario.

El incumplimiento de las mismas ocasionará sanciones de tipo laboral, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo se considerará como justa

3.Objetivo General

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 18.

4.Definiciones

Para entendimiento total del presente documentos, se enlista una serie de definiciones a tener en cuenta para el desarrollo y culminación de este.

• Autorización: se conoce como autorización al consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. Este se puede presentar de diferentes maneras, tales como, pero sin limitarse a escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
• Base de datos: conjunto de datos de manera organizada que permite el tratamiento de los mismos, sea electrónico o cualquier que fuese la modalidad de la información, almacenamiento, organización y acceso.
• Consulta: Solicitud realizada por la persona dueña de los datos o de las personas autorizadas o éste o la ley para conocer e indagar acerca de la información almacenada sobre la base de datos o archivos.
• Dato personal: cualquier información perteneciente a una persona natural o varias personas que se caracterice por ser vinculada a la misma.

Datos que se consideran sensibles, públicos, privados y semiprivados:

• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad e integridad de una persona o cuyo uso genere algún tipo de prejuicio para contra la persona dueña de la información, tales como, pero sin limitarse a origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, pertenencias a sindicatos, orientación sexual, entre otras o que puedan generar intereses de cualquier partido político, así como datos relativos a salud, vida sexual, biométricos, entre otros.
• Dato personal público: se les conoce así a los datos calificados como tal según los estatutos gubernamentales o de la constitución política y todo aquello que no sean semiprivado o privado. Los ejemplos más representativos de estos tipos de datos son los contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines, sentencias judiciales, estado civil de las personas, profesión u oficio, cámara de comercio, entre otros. De la misma manera, se consideran datos públicos a aquellos que en virtud de una decisión del titular se encuentren en libre acceso o consulta.

Datos que pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar hacen alusión a alguna información general, privada o personal:

• Dato personal privado: información de carácter reservada o de naturaleza intima que solo es importante para el titular del dato.
• Dato personal semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima y tampoco pública, cuyo conocimiento o divulgación solo es de interés para el titular y cierto sector o grupo de personas o sociedad en general. El dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social.
• Encargado del tratamiento: persona encargada de la recolección, trato y almacenamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Autorizado o estar autorizado: es FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. o las personas que están bajo responsabilidad de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S que bajo potestad de la autorización y la política tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular.
• Habilitación o estar habilitado: legitimación expresa mediante un contrato o documento que haga sus veces, otorgue a FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a los terceros en los encargados del tratamiento de los datos entregados o puestos a disposición.
• Reclamo: solicitud por parte del titular del dato o la persona autorizada por este o por la ley para corregir, actualizar, retener o eliminar sus datos personales o cuando advierten que existe un incumplimiento a la ley de protección de datos, según el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
• Titular del dato: persona natural a la que se hace referencia en la información.
• Tratamiento: cualquier operación a la que se es sometida la información de datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, distribución o supresión de esta.
• Transmisión: es una clase de tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del país, y que tiene como finalidad la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Transferencia: se efectúa este tratamiento cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia se encarga de enviar información a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento de datos personales y se encuentre dentro o fuera del país.
• Requisito de procedibilidad: El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

5. Principios para el tratamiento de datos personales.

El tratamiento de datos personales se debe realizar siguiendo los parámetros generales y especiales establecidos sobre la materia y las actividades permitidas por la ley.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política o documento, se aplicarán de manera integral los siguientes principios:

• Principios relacionados con la recolección de datos personales.

Principio de libertad: salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos personales solo se debe efectuar bajo autorización previa, expresa e informada del titular; estos datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular del dato o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se le deberá informar al titular del dato, la finalidad y objetivo de la recolección de la información, esto se debe realizar de manera clara y concisa. Se encuentra prohibido de manera rotunda la recolección de datos sin el consentimiento especifico de la finalidad de los mismos por parte del titular.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.

Principio de limitación de la recolección: Solo se pueden recolectar los datos personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, se debe hacer lo posible para limitar el procedimiento de datos al mínimo posible, es decir, los datos serán adecuados, pertinentes y acordes a las finalidades del tratamiento.

• Principios relacionados con el uso de datos personales.

Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales debe obedecer una finalidad específica la cual debe estar de acuerdo con la constitución o a la ley, la cual debe ser dada a conocer al titular del dato. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, concisa y previa acerca de la finalidad de la información suministrada, por ende, no se podrán recolectar datos sin una finalidad específica.

Principio de Temporalidad: los datos personales del titular se conservarán por un tiempo razonable y necesario para lograr la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Para determinar el término del tratamiento se consideran normas aplicables a la finalidad y los aspectos administrativos e históricos de la información.

• Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de veracidad o calidad: la información suministrada para el tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y verídica. Queda rotundamente prohibido el tratamiento de datos sobre información parcial e incompleta que pueda generar errores a futuro. Se deberán adoptar medidas suficientes para asegurar que los datos sean precisos y verdaderos, cuando se solicite por parte del titular o FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. serán actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea prudente.

• Principios relacionados con la calidad de la información.

Principio de seguridad: cualquier persona que tenga relación directa con FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. deberá cumplir con las medidas técnicas, legales, humanas y administrativas que se establezca en la entidad para otorgar y garantizar la seguridad de los datos personales, con el fin de evitar e impedir cualquier clase de falsificación, adulteración, consulta, acceso no permitido o no autorizado o fraude.

Principio de transparencia: para el tratamiento de los datos personales del titular, se debe garantizar que en cualquier momento y sin prohibiciones la información y acceso acerca de datos que la conciernen al titular.

Principio de acceso restringido: solo tendrán acceso a la información de los datos personales las personas que son listadas a continuación:

• Titular del dato.
• Personas autorizadas por el titular del dato.
• Personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información personal del titular del dato.

Principio de circulación restringida: solo se tiene permitido enviar o suministrar información de los datos personales del titular del dato a las personas citadas a continuación:

• Titular del dato
• Personas autorizadas por el titular del dato
• Entidades públicas y administrativas en aplicación de sus funciones legales o por orden judicial.

Principio de confidencialidad: personas relacionadas al tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos, están en la obligación de garantizar y resguardar la información que se les suministra, inclusive después de finalizar su relación con alguna clase o labor que compete al tratamiento de datos personales.

Cada vez que se inicie un nuevo proyecto en el interior de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. en el cual se contemple la idea de realizar el tratamiento de datos personales, se deberá consultar con el oficial encargado de la seguridad de la información, que es la persona encargada y responsable de la protección de datos y asegurar el cumplimiento de las medidas necesarias para mantener en confidencialidad los datos suministrados.

6. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de este

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. realizara el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las condiciones que se establecen en la ley o las entidades públicas y además del titular del dato, para cuando cumplir las actividades propias de su razón y objeto social, como puede ser las contrataciones, ejecuciones y comercialización de bienes y servicios ofrecidos por FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.

El tratamiento de los datos personales de las personas interesadas en FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. se realizará por medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el modo en que se decida obtener la recolección de la información personal del titular.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. además de los puntos explicados anteriormente, también podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:

Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S., respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S., que haya o no adquirido con respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

Realizar actividades de mercadeo, ventas promocionales, servicio al cliente, actividades de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.

Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.

Dar a conocer, transferir y/o transmitir datos personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. o a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. Basados en la noción inicial, FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. utilizará los datos personales para los siguientes fines:

• Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar e impuestos.
• Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes.
• Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.

Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares de los datos. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otro índole.

Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos como clientes, empleados, contratistas, aliados estratégicos, aliados comerciales, subordinados entre otros; recolectar constantemente datos cuyos titulares otorgan su autorización para realizar sobre ellos el tratamiento al cual serán sometidos estos datos personales, entre otras para las siguientes finalidades:

• Desarrollar actividades comerciales.
• Darle cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos que se perfeccionan con sus clientes, proveedores y empleados.
• Darle cumplimiento a disposiciones legales o decisiones judiciales.
• Responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos.
• Realización de estudios con fines estadísticos y de conocimiento del cliente.
• Informar a los titulares de los datos sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales.
• Desarrollo de actividades relacionadas con servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar igualmente para fines administrativos, informativos, de mercadeo y ventas.

En relación con lo anterior, FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. podrá llevar a cabo el siguiente Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados:

• Obtener, almacenar, compilar, custodiar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos y medios que para cada caso estime convenientes.
• Clasificar, ordenar y separar la información suministrada por el titular de los datos.
• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de Habeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, Recolección almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
• Transferir o transmitir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos que opere o no en otra jurisdicción o territorio.

7. Derechos de los titulares de los datos.

Los titulares o dueños de la información tienen diversos derechos, los cuales serán citados a continuación:

• Acceder, suministrar, corroborar, cancelar, oponerse, entre otros.
• Conocer, informar, actualizar, rectificar y confirmar los datos personales.
• Obtener una notificación o copia de la autorización.
• Informar sobre el uso que FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. hace sobre los datos personales del titular.
• Abrir, pedir o dar trámite a consultas, quejas, reclamos o peticiones a FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. teniendo en cuenta el conducto regular establecido en la ley y en la presente política de tratamiento de datos personales.
• Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y eliminación de sus datos personales, siempre y cuando, la super intendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. se han realizado conductas contrarias a la ley 1581 de 2018 o la constitución.

El titular también tiene derecho a revocar la autorización y eliminar el dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga u obligue permanecer en la base de datos de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. Sin embargo, si el titular posee alguna responsabilidad legal o contractual con el encargado del tratamiento de datos, la revocatoria y eliminación de datos e información no se llevarán a cabo.

Acceder de manera unilateral a sus datos personales sin necesidad de algún tipo de autorización previa por parte de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S., la cual debe ser entregada por cualquier tipo de medio, incluyendo los electrónicos.

8. Deberes de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. cuando obra como responsable del tratamiento de los datos personales

Todas las personas que consideran el uso y la aplicación de esta política deben tener presente que FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. tiene la obligación reiterativa de cumplir todos los deberes impuestos por la ley. Por consiguiente, debe obrar de tal forma que sea acorde al cumplimiento de las siguientes obligaciones:

• Deberes de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. respecto del titular del dato.

• Garantizar de manera efectiva, el derecho a ejercer al hábeas data, es decir, actualizar, modificar o corroborar la información personal que ha sido suministrada.
• Requerir y conservar, todas las condiciones previstas en la presente política y la copia respectiva de la autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara, concisa y eficiente la finalidad u objetivo de la recolección de datos al cliente y los derechos que corresponde por la autorización de este.
• Reportar a solicitud del titular, el uso respectivo que se le ha aplicado a sus datos personales.
• Tramitar y diligenciar las consultas, peticiones, quejas y reclamos formulados en los términos que se citan en la presente política.Deberes de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos por la presente política.

• Conservar la información con seguridad absoluta para evitar su alteración, perdida, consulta, uso u otro acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea estrictamente necesario.
• Confirmar y rectificar la información de los datos personales cuando ello sea procedente.Deberes de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.
• Nombrar y estipular al encargado del tratamiento de datos personales, con única función y cuyo tratamiento esté autorizado previamente.
• Garantizar que la información de los datos personales del titular se suministre al encargado sea veraz, exacta, completa, confiable y actualizada.
• Comunicar de manera oportuna al encargado del tratamiento, todas los cambios y actualizaciones que se han aplicado a los datos que se le han suministrado y mantener las mimas actualizadas con las medidas necesarias.
• Informar de manera inmediata a el encargado del tratamiento de datos personales las rectificaciones pertinentes de la información, para que se proceda a realizar los ajustes y modificaciones complementarias.
• Requerir de manera periódica al encargado de la información, el respeto y cumplimiento a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos personales de los titulares.
• Informar de manera adecuada al encargado del tratamiento cuanta información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo.Deberes de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Hacer reportes informativos cuando se presenten violaciones a los códigos y procedimientos de seguridad y existan riesgo en la administración de los datos personales de los titulares.
• Cumplir a cabalidad los requerimientos e instrucciones que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. De la autorización

• Autorización para tratamiento de datos.

Los entes o encargados que son obligados a cumplir la presente política deben obtener previamente por parte del titular una autorización previa, con el fin de recolectar y empezar el tratamiento de sus datos personales. Sin embargo, cuando los datos son de naturaleza pública, la obligación no debe ser necesaria.

Para obtener autorización por parte del titular se debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:

Antes que el titular del dato de la autorización, se le debe informar de manera clara y concisa la siguiente información:

• El tratamiento al que será sometida la información de los datos personales y el objetivo final de este.
• El carácter voluntario de las respuestas a las consultas que se realicen, cuando estas versen información de carácter delicado o sensible, o en general, datos de infantes y adolescentes.
• Los derechos que le asisten y soportan al titular como propietario de los datos previstos en el Artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
• La ubicación, dirección electrónica e identificación de FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.

En segundo lugar, se obtendrá el consentimiento o autorización por parte del titular a través de cualquier medio disponible que sea soportado y sea objeto de consulta en ocasiones posteriores, como, por ejemplo, formularios, formato, telefónica, página web, concursos, redes sociales, PQRS, actividades presenciales, mensaje de datos, o aplicaciones.

Además, se debe dejar prueba consolidada en la que se evidencie que se le informó al titular el objetivo del tratamiento y el consentimiento de este.

La autorización también se podrá obtener a partir de conductas del Titular del Dato que permitan expresar que se otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.

• Autorización para tratamiento de datos sensibles

Cuando se recompile información que sea considerada de carácter sensible o delicada, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

• Dicha autorización debe encontrarse de manera explícita.
• De manera diligente se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de este tipo de información.
• Se debe informar de manera explícita al titular, la naturaleza de cada dato que está suministrando, es decir, se le especifica cual dato es sensible y la finalidad de este.

10. Transferencia nacional o internacional de datos personales.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables de tratamiento, siempre y cuando sean autorizados por el titular de la información o por autorización de la ley, mandato administrativo o judicial.

11. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a encargados.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. tiene la facultad de trasferir o transmitir datos a los entes o encargados que se encuentren ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, siguiendo los siguientes aspectos:

• Cuando se posea autorización previa del titular.
• Cuando no se posea la autorización del titular, se debe contar con un contrato de transmisión de datos entre el responsable y el encargado.

12. Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos.

Se listan a continuación los procedimientos o pasos a seguir que deben tener en cuenta los titulares de los datos para ejercer sus derechos de conocer, rectificar, actualizar, y eliminar información o revocar la autorización.

Los derechos de los titulares se podrán ejercer por las siguientes personas legitimadas de acuerdo con el Artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

• Por el titular de la información, que deberá demostrar y acreditar su identidad de manera eficiente por los distintos medios que están a disposición en FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.
• Por personas autorizadas a las que se le delega la responsabilidad del titular o causahabientes, el cual debe demostrar y acreditar tal condición.
• Por personas apoderadas o en representación del titular, el cual debe presentar previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Para el cumplimiento y ejercicio de los derechos que le corresponde a los titulares de los datos, FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. ha puesto a disposición de diferentes medios de contacto en los cuales se podrán presentar quejas, reclamos y peticiones sobre el tratamiento de datos personales: (+57) 607 6821796 – (+57) 310 478 6458 e [email protected].

Las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que están recopilados en FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. se dirigirán preferencialmente a través de los canales que FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. ha destinado para ese uso. En todo caso, es necesario tener en cuenta lo siguiente:

1. Fecha de recibo de la consulta.
2. Identidad de solicitante.

Una vez la identidad del titular sea verídica y confirmada, la respuesta a la solicitud de consulta realizada por el solicitante será comunicada en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del radicado de la misma. Sin embargo, si el plazo estipulado para la solución de la consulta no fuese posible de cumplir, se deberá informar al interesado explicando los motivos que hacen que el proceso se demore e indicando una nueva fecha para la solución de la solicitud, esta nueva fecha no deberá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al plazo estipulado anteriormente.

Para poder atender la consulta de manera eficiente, será necesario solicitar la identificación de quien de conformidad con la ley está legitimado para la consulta y/o reclamo sobre los datos personales.

Los reclamos tienen como objetivo actualizar, corregir y si es necesario eliminar datos, o entablar una queja por el presunto incumplimiento de los deberes y garantías establecidos para la protección de datos personales y la presente política.

Si desea hacer un reclamo, este debe ser dirigido a FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. y deberá contener la siguiente información:

• Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada previamente por el titular.
• Descripción específica y detallada de los hechos o inconvenientes que dan lugar a la reclamación.
• Dirección del correo electrónico de la persona que diligencia el reclamo (sea el titular del dato o la persona legitimada) para remitir la respuesta y estado del trámite a dicha dirección.
• Documentos, evidencias y demás pruebas pertinentes que aumenten el peso o importancia del reclamo.

Si de alguna manera, el reclamo no se encuentra completo, se informará en los siguientes cinco (5) días hábiles contados desde la recepción del reclamo para que haga las correcciones pertinentes. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el interesado o solicitante no ha realizado las correcciones requeridas, se entenderá que el reclamo ha sido desistido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. está comprometido a garantizar los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales podrán ser ejercidos mediante una comunicación escrita diligenciada al siguiente correo electrónico: [email protected] o también podrá expresarlas a través de nuestras líneas de atención al cliente (+57) 607 6821796 – (+57) 310 478 6458.

13. Persona o área responsable de la protección de datos personales.

El oficial de seguridad de información es la persona encargada y responsable de la protección de los datos personales, el cual se podrá contactar a través del siguiente correo electrónico: [email protected].

14. Video vigilancia.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. utiliza diversos medios para garantizar la seguridad de nuestros clientes, los cuales están determinado por video de vigilancia constante, ubicadas en diferentes sitios internos y externos en las instalaciones de la empresa. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas y las instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

15. Vigencia de la política y periodo de conservación de la base de datos.

Esta política se mantiene vigente mientras se encuentre publicada en el sitio web y podrá ajustarse para atender cambios normativos, operativos o de tratamiento de datos personales.

La vigencia de la presente política y la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con el objetivo del tratamiento siguiendo y aplicando lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

16. Datos del responsable del tratamiento.

Razón social: FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S.

Abreviación: FyN de Colombia

Dirección: Calle 19 No. 16-56 de Bucaramanga Colombia

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: en Bucaramanga (+57) 607 6821796 – (+57) 310 478 6458

Pagina Web: https://www.fibrasynormasdecolombia.com/

17. Políticas de seguridad de la información.

FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. adoptará medidas de seguridad técnicas, administrativas, humanas y todo lo que esté al alcance necesarias para procurar la seguridad de los datos personales de los titulares con los que se hace algún tipo de tratamiento, con el fin de proteger la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado o fraude de estos datos. Implementamos protocolos de seguridad que son de cumplimiento obligatorio para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad se adoptan para la conservación de la información del titular para impedir cualquier tipo de acceso no autorizado, están incluidos en el manual de políticas de seguridad para la protección de los datos personales.

18.Ajustes a la política de tratamiento de información.

Con aras de mantener en vigencia todas las políticas tocadas en el presente documento, FIBRAS Y NORMAS DE COLOMBIA S.A.S. puede ajustar y modificar dichas políticas, indicando la fecha de actualización en la página web o mediante el uso de otros medios de comunicación, como mensajes de texto, etc.